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Ankommende Abrechnungen Automatisch Konvertieren

Fall: Ich bearbeite Abrechnungen von Kunden und speichere sie im bestimmten Ornder. Um manuelle Arbeit zu reduzieren, möchte ich so machen, dass Programm den Ordner beobachtet und jede neue Abrechnung in TIFF konvertiert. Ich möchte auch, dass Programm eine Liste von bearbeiteten Abrechnungen als separates File erzeugt. Und alles soll automatisch gemacht werden, auch wenn ich nicht im System bin.

CoolUtils hat eine tolle Lösung: Total Folder Monitor. Nur ein Programm kann alles machen, was ich brauche, und es dauert nur 10 Minuten, alle Parameter einzusetzen. Ich spare unglaublich viel Zeit!

Hier sind die Schritte, dass ich machen muss, um alle Abrechnungen automatisch zu konvertieren.

Erstens muss ich Total Folder Monitor starten und neuen Task einsetzen. Ich drucke auf dem Knopf mit Papierrolle.

Das Wizard hilft mir mit aller Einstellungen. Erstens benenne ich den Task, z.B. Abrechnung.

Dann setzen wir die Eigenschaften des Tasks ein. Ich setze ein, dass Total Folder Monitor den Ordner (C:/CoolUtils/Documents) beobachten soll, und gebe noch die Konditionen ein, wenn er Abrechnungen konvertieren soll. Ich will nicht, dass das Programm jede einzige Abrechnung konvertiert. Und ich setze das Limit von 5 Files ein. Das heisst, Total Foder Monitor startet, wenn es mindestens 5 Files im bestimmten Ornder gibt. Aber eine Abrechnung kann in 3 Files ankommen. Damit das Programm solche Abrechnungen nicht teilt, setze ich das Zeilimit von 30 Sekunden ein. D.h. nachdem Total Folder Monitor 5 oder mehr Files im Ordner entdeckt, wartet er noch 30 Sekunden, bis er das Job macht (konvertiert).

Im Interface sehe ich, dass der Task Abrechnung zu der Taskliste auf der linken Seite hinzugefügt wurde. Ich klicke auf Eine neue Aktion Definieren, um eine neue Aktion zu definieren - Abrechnungen von PDF in TIFF zu konvertieren.

Im Wizard wähle ich PDF Dokument Konvertieren aus und setze alle Parameter ein (Zielformat, Zielordner, Seitenumbruch, Filenamenvorlage).

Danach gehe ich zum Interface und setze eine Aktion ein - eine Filelist zu erstatten. Ich muss sehen, welche Abrechnungen konvertiert wurden.

Jetzt ist der Task Abrechnung mit 2 Aktionen für Total Folder Monitor bereit. Ich drucke auf Projekt Starten, und der Task ist aktiv.

Jetzt muss ich das System testen. I füge 5 PDF Files zu dem bestimmten Ordner hinzu und warte. Einige Minuten später finde ich die konvertierten Abrechnungen als TIFF Files im Ordner und sehe die Liste der konvertierten Files. D.h. ich habe alles richtig eingestellt, und Total Folder Monitor bearbeitet die Files richtig.

Aber ich möchte, das der Prozess läuft, wenn ich auch nicht im System bin. Ich drucke auf dem Knopf mit dem Rad und setze das Projekt für Service ein. Nun werden Abrechnungen automatisch bearbeitet.

Das ist nur ein Beispiel, wie Total Folder Monitor automatisch Ordnern beobachtet und bestimmte Aktionen ausführt. Es gibt andere Kombinationen wie Files drucken, Host Verfügbarkeit überprüfen, neue Files archivieren, Task oder Projekt löschen, usw. Es ist egal, was für eine Aktion Sie auswählen. Total Folder Monitor wird den Task automatisch ohne Fehler ausführen und Ihre Arbeit reduzieren.

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