CoolUtils Logo
                                   

Automatische Conversie van Inkomende Facturen

Casus: Ik verwerk inkomende facturen van mijn klanten en zet ze in een bepaalde mappen. Om handmatige processen te verminderen heb ik een programma nodig die gaat dit map controleren en op moment dat nieuwe facturen worden toegevoegd, dat ze dan ook meteen naar TIFF omgezet zullen worden. Daarnaast wil ik ook dat het programma lijst van geconverteerde facturen maakt als aparte bestand document. Alles moet automatisch verlopen, zonder enige aanraking, zelfs als ik niet ingelogd ben in het systeem.

CoolUtils biedt een briljante oplossing: Total Folder Monitor. Een simpele programma dat alles automatisch kan doen. Parameterinstellingen zijn binnen 10 minutjes, het programma verwerkt alles wat ik nodig heb gewoon automatisch.Het bespaart hoop van mijn tijd!

Hier zijn de stappen die ik moet ondernemen om automatische conversie van inkomende facturen te uitvoeren.

Wizard programma helpt me om alle instellingen te bevestigen. En als eerste moet een naam aan de taak worden geven. Laten we het Factuur noemen.

Dan passen we de eigenschappen van de opdracht aan. Het zal dit map worden (C:/CoolUtils/Documents), die Total Folder Monitor zal zien en waarin alle geconverteerde facturen worden opgeslagen. Ik wil niet dat elke inkomende factuur wordt geconverteerd, daarom pas ik instellingen aan met het limiet van 5 documenten per keer. En dat betekent Total Folder Monitor zal conversies pas uitvoeren als er maar minstens 5 bestanden zijn binnen. Dus één factuur kan als 3 aparte bladen komen. Om te voorkomen dat programma zal bestanden splitsen, zet ik de time- out van 30 seconden. Met andere worden, nadat Total Folder Monitor 5 of meer bestanden in de betreffende map opspoort, gaat hij nog 30 seconden wachten voordat hij begint met verwerken van de documenten (in mijn geval converteren dus).

In het hoofdinterface zie ik dat de taak Factuur is toegevoegd tot de takenlijst. Dat zie ik aan de linkerkant. Dan klik ik op Definiëren om een nieuwe actie te aankondigen - factuur omzettingsproces van PDF naar TIFF.

In wizard selecteer ik PDF document converteren en vervolgens pas ik instellingen aan voor de conversie (opmaak formaat, bestemming, pagina einde, sjabloon naam enz.)

Daarna ga ik naar het hoofdinterface en zet een andere actie - creër bestanden lijst. Ik moet zien welke facturen waren geconverteerd.

Dus, nu als de taak Factuur van Total Folder Monitor met 2 acties is klaar. Druk ik op Start Project knop en opdracht wordt geactiveerd.

Nu ga ik de systeem testen. Ik plaats 5 PDF bestanden in de aangegeven map en kijk wat er gaat gebeuren. Daarna, enkele minuten later vind ik de geconverteerde facturen in TIFF formaat in de betreffende map en het lijst van alle geconverteerde bestanden. Dit betekent dat ik alles heb juist gedaan en dat Total Folder Monitor bestanden heeft correct verwerkt.

Maar ik wil dat het conversie process automatisch verloopt, zelfs als ik niet ingelogd ben. Ik druk op besturen knop en zet lopende opdracht naar service. Nu zullen mijn facturen volledig automatisch worden geconverteerd.

Dit is slechts een voorbeeld van hoe Total Folder Monitor automatisch kan elke map bedienen en vooraf aangegeven opdracht uitvoeren. Er zijn honderden andere combinaties mogelijk, zoals: het afdrukken van bestanden, beschikbaarheid van de host controleren, het archiveren van nieuwe bestanden, beƫindigen taak of project, etc. Maakt niet uit welke exacte actie u gaat selecteren. Hoe dan ook Total Folder Monitor zal de klus volledig automatisch klaar hebben, zelfs voor dat u het merken en uw handmatige processen behoorlijk verminderen.

auto print

Back to Total Folder Monitor Home

Buy Total Folder Monitor NOW!
    FREE DOWNLOAD Total Folder Monitor
(nur $49.90)
 

  Copyright © 1998-2017 CoolUtils Development.   GPlus