Экспорт электронных писем, созданных в Microsoft Outlook, в другие форматы поможет вам уберечь их от повреждения и избежать потери важной информации в случае блокировки вашей почтовой учетной записи или утраты доступа к ней. Именно поэтому пользователи предпочитают создавать и хранить резервные копии писем. Преобразовав письма в PDF-файлы, вы получите возможность просматривать и отправлять их в случае необходимости без использования почтового клиента. PDF-файлы не редактируются, поэтому вы можете быть уверены, что после обработки все ваши письма будут в неизменнои виде.
Более того, с помощью Total Outlook Converter Pro можно создавать копии электронных писем в формате PDF без возможности поиска. Это самый простой способ хранить конфиденциальную информацию и соблюдать требования безопасности документооборота, установленные в организациях. В дополнение, можно использовать настройку, позволяющую указывать авторство документа.
Программа имеет два режима конвертации писем в PDF:
Конвертация каждого письма в отдельный документ
Пакетная конвертация всех отмеченных писем с объединением в один большой документ
Программа позволяет обрабатывать сообщения в пакетном режиме с возможностью сохранения их в виде одного многостраничного PDF-документа, либо в виде отдельных файлов. Практика показывает, что удобнее всего хранить сообщения в одном файле, так как это позволяет избежать путаницы, особенно если у вас уже накопилось несколько сотен сообщений. Сохранение писем в виде отдельных документов предпочтительнее с точки зрения возможности ограничения доступа к документам. В любом случае, выбор за пользователем.
Если вы хотите создать защищенную от поиска PDF-копию письма, необходимо выполнить следующие действия: в окне мастера настроек открыть вкладку «Документ», затем – «Свойства» и, наконец, пометить галочкой опцию Non-searchable document. Дополнительно вы можете задать и другие параметры, к примеру, изменять формат страниц, добавить номера страниц или дату в нижний и верхний колонтитулы, и т.д.
Программа Total Outlook Converter Pro также работает через командную строку. Для того, чтобы преобразовать все входящие сообщения, достаточно ввести одну команду. Параметры командной строки можно посмотреть в меню «Помощь».
Чтобы протестировать программу без регистрации, скачайте пробную версию программы и выполните конвертацию ваших писем прямо сейчас!
