Outlook के बिना PST फ़ाइल से ईमेल कैसे प्रिंट करें

आपके पास एक पुरानी PST फ़ाइल है जिसमें ऐसे ईमेल हैं जिन्हें आपको प्रिंट करना है, लेकिन इस कंप्यूटर पर Microsoft Outlook इंस्टॉल नहीं है। केवल कुछ संदेश प्रिंट करने के लिए PST को किसी ईमेल क्लाइंट में इंपोर्ट करना अनावश्यक मेहनत है। CoolUtils Outlook Viewer एक मुफ्त Windows प्रोग्राम है जो किसी भी PST फ़ाइल को खोलता है, आपको उसके अंदर हर ईमेल ब्राउज़ और पढ़ने देता है, और चयनित संदेशों को — व्यक्तिगत रूप से या बैच में — Outlook या किसी अन्य ईमेल क्लाइंट के बिना प्रिंट करने की अनुमति देता है।

आप PST फ़ाइल को सीधे क्यों नहीं खोल सकते

PST (Personal Storage Table) फ़ाइल एक मालिकाना Microsoft फ़ॉर्मेट है जो ईमेल, संपर्क, कैलेंडर एंट्री और कार्यों को एक बाइनरी कंटेनर में संग्रहीत करता है। Windows में बिल्ट-इन PST रीडर नहीं है। PST फ़ाइल पर डबल-क्लिक करने से तब तक कुछ नहीं खुलता जब तक Outlook इंस्टॉल न हो। भले ही Outlook उपलब्ध हो, एक बड़ी PST फ़ाइल इंपोर्ट करने से उसकी आंतरिक स्थिति बदल जाती है और मौजूदा मेल प्रोफाइल के साथ विवाद हो सकता है। एक समर्पित व्यूअर इन सभी समस्याओं से बचाता है: यह PST को केवल-पढ़ने मोड में खोलता है, उसकी सामग्री दिखाता है, और बिना कुछ बदले आपको प्रिंट करने देता है।

PST फ़ाइल से ईमेल कैसे प्रिंट करें — चरण दर चरण

चरण 1. डाउनलोड और इंस्टॉल करें

ऊपर दिए गए लिंक से CoolUtils Outlook Viewer डाउनलोड करें। इंस्टॉलर 15 MB से कम है। इंस्टॉलेशन एक मिनट से कम समय लेता है और कंप्यूटर पर Microsoft Outlook की आवश्यकता नहीं है।

चरण 2. PST फ़ाइल खोलें

Outlook Viewer लॉन्च करें। प्रोग्राम आपसे एक PST फ़ाइल चुनने के लिए कहता है। अपनी हार्ड ड्राइव, USB ड्राइव या नेटवर्क शेयर पर PST फ़ाइल तक जाएं। व्यूअर फ़ाइल को केवल-पढ़ने मोड में पढ़ता है — यह PST को किसी भी तरह से संशोधित नहीं करता।

चरण 3. फ़ोल्डर और ईमेल ब्राउज़ करें

बाईं ओर का फ़ोल्डर ट्री मूल Outlook फ़ोल्डर संरचना दिखाता है: इनबॉक्स, भेजे गए आइटम, ड्राफ्ट, हटाए गए आइटम, और उपयोगकर्ता द्वारा बनाए गए सभी कस्टम फ़ोल्डर। उसके संदेश देखने के लिए किसी फ़ोल्डर पर क्लिक करें। सामग्री का पूर्वावलोकन करने के लिए किसी संदेश पर क्लिक करें — टेक्स्ट, HTML और हेडर व्यू के बीच स्विच करें।

चरण 4. प्रिंट करने के लिए ईमेल चुनें

एक संदेश प्रिंट करने के लिए एक ईमेल पर क्लिक करें। बैच चयन के लिए Ctrl दबाए रखें और एकाधिक संदेशों पर क्लिक करें। वर्तमान फ़ोल्डर में प्रत्येक ईमेल चुनने के लिए Ctrl+A दबाएं। Outlook Viewer बैच प्रिंटिंग का समर्थन करता है — सभी चयनित संदेश एक ही ऑपरेशन में प्रिंटर पर भेजे जाते हैं।

चरण 5. प्रिंट सेटिंग्स खोलें

टूलबार में प्रिंट बटन पर क्लिक करें। प्रिंट डायलॉग खुलता है और पृष्ठों का पूर्वावलोकन दिखाता है। सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें:

• प्रिंटर — कोई भी इंस्टॉल किया गया प्रिंटर चुनें (भौतिक या वर्चुअल, PDF प्रिंटर सहित)
• पेज रेंज — सभी पेज प्रिंट करें या विशिष्ट पेज नंबर चुनें
• पेपर साइज़ — A4, Letter, Legal, या आपके प्रिंटर द्वारा समर्थित कोई भी कस्टम साइज़
• ओरिएंटेशन — पोर्ट्रेट (डिफ़ॉल्ट) या टेबल वाले चौड़े ईमेल के लिए लैंडस्केप

चरण 6. प्रिंट करें

चयनित ईमेल प्रिंटर पर भेजने के लिए प्रिंट पर क्लिक करें। प्रत्येक ईमेल एक अलग दस्तावेज़ के रूप में प्रिंट होता है। प्रिंटआउट में प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय, तिथि और पूर्ण संदेश बॉडी शामिल होती है। अटैचमेंट सूचीबद्ध होते हैं लेकिन डिफ़ॉल्ट रूप से प्रिंट नहीं होते — आवश्यकता होने पर उन्हें अलग से खोलें।

व्यक्तिगत प्रिंटिंग बनाम बैच प्रिंटिंग

Outlook Viewer और क्या कर सकता है?

प्रिंटिंग Outlook Viewer का उपयोग करने का एकमात्र कारण नहीं है। प्रोग्राम ये भी प्रदान करता है:

PST को EML में कनवर्ट करें

चयनित ईमेल को PST फ़ाइल से व्यक्तिगत EML फ़ाइलों में एक्सपोर्ट करें। EML एक ओपन स्टैंडर्ड (RFC 5322) है जो Mozilla Thunderbird, Windows Mail, Apple Mail और अधिकांश ईमेल क्लाइंट द्वारा समर्थित है। पुराने Outlook आर्काइव से ईमेल को किसी अन्य मेल प्रोग्राम में ले जाएं।

ईमेल रिपोर्ट जनरेट करें

प्रेषक, विषय, प्राप्तकर्ता, CC, BCC, भेजने की तिथि, प्राप्ति की तिथि कॉलम के साथ सभी ईमेल सूचीबद्ध करते हुए एक संरचित रिपोर्ट बनाएं। रिकॉर्ड-कीपिंग या अनुपालन ऑडिट के लिए रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें।

OST फ़ाइलें खोलें

Outlook Viewer PST के अलावा OST (Offline Storage Table) फ़ाइलें भी खोलता है। यदि किसी उपयोगकर्ता ने कंपनी छोड़ दी और आपके पास केवल उनके कैश्ड Exchange मेलबॉक्स से एक OST फ़ाइल है, तो Outlook Viewer बिना किसी Exchange सर्वर कनेक्शन के इसे पढ़ता है।

सॉर्ट और सर्च करें

ईमेल को किसी भी कॉलम के अनुसार सॉर्ट करें — प्रेषक, तिथि, विषय, प्राप्तकर्ता। PST फ़ाइल को ईमेल क्लाइंट में इंपोर्ट किए बिना हज़ारों संदेशों में स्क्रॉल करें और अपनी ज़रूरत का संदेश ढूंढें।

प्रिंटिंग के विकल्प: PST से प्रिंट क्यों करें?

PST फ़ाइल से ईमेल प्रिंट करने की ज़रूरत कब होती है?

• कानूनी खोज — वकील अदालती कार्यवाही के लिए ईमेल पत्राचार की मुद्रित प्रतियां मांगते हैं। कंपनी के मेल सर्वर से PST फ़ाइल एक्सपोर्ट करें, Outlook Viewer में खोलें, और संबंधित संदेश प्रिंट करें।
• अनुपालन ऑडिट — ऑडिटर किसी विशिष्ट तिथि सीमा के लिए मुद्रित ईमेल रिकॉर्ड मांगते हैं। संदेश चुनें, बैच प्रिंट करें, और प्रिंटआउट फ़ाइल करें।
• कर्मचारी की विदाई — जब कोई कर्मचारी जाता है तो उसके मेलबॉक्स को PST में एक्सपोर्ट किया जाता है। HR को आर्काइव करने से पहले विशिष्ट ईमेल प्रिंट करने होते हैं। HR वर्कस्टेशन पर Outlook लाइसेंस की ज़रूरत नहीं।
• पुराने ईमेल आर्काइव — आपने वर्षों पहले Outlook से किसी अन्य ईमेल क्लाइंट पर स्विच किया लेकिन PST बैकअप रखे। अब आपको उन पुराने ईमेल से कोई अनुबंध या चालान प्रिंट करना है।
• साझा वर्कस्टेशन — बिना Outlook इंस्टॉल किए रिसेप्शन डेस्क या प्रिंट स्टेशन। मुफ्त व्यूअर से PST फ़ाइल खोलें और जो चाहिए वह प्रिंट करें।

CoolUtils Outlook Viewer व्यक्तिगत, शैक्षिक और गैर-लाभकारी उपयोग के लिए 100% मुफ्त है। कोई विज्ञापन नहीं, कोई पंजीकरण नहीं, कोई समय सीमा नहीं। व्यावसायिक लाइसेंस: एकल-उपयोगकर्ता उपयोग के लिए $99। Windows 7/8/10/11 पर काम करता है।

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