ईमेल को पीडीएफ में परिवर्तित करें और बायट्स स्टैम्प लगाएं

बायट्स स्टैम्पिंग बेशक दस्तावेजों के बड़े समूहों को अनुक्रमित करने के लिए सबसे अच्छे और आसान तरीकों में से एक है, और इलेक्ट्रॉनिक बायट्स स्टैम्पिंग आखिरकार अधिकांश व्यवसायों में आदर्श बन गई है। हालाँकि आप एक्रोबैट का उपयोग करके पीडीएफ फाइलों में मैन्युअल रूप से बायट्स नंबर जोड़ सकते हैं, टोटल मेल कन्वर्टर प्रो आपको सिर्फ एक त्वरित कदम में ईमेल को पीडीएफ में परिवर्तित करने और बायट्स स्टैम्प लगाने की अनुमति देकर सब कुछ थोड़ा और आसान बना देता है। टोटल मेल कन्वर्टर प्रो के साथ, आप महज कुछ ही सेकंड में एमएसजी या ईएमएल फ़ाइलों के पूरे बैच या फ़ोल्डर को बायट्स के साथ पीडीएफ में बदल सकते हैं।

उन सभी ईमेल्स का चयन करने के बाद जिन्हें आप पीडीएफ में बदलना चाहते हैं, आप प्रत्येक फ़ाइल के हर पृष्ठ पर अपनी बायट्स स्टैम्पिंग जोड़ने में सक्षम होंगे। जबकि यह संख्या जाँचने का कार्य मूल रूप से सिर्फ एक पृष्ठ काउंटर है, यह बिल्कुल वैसे ही काम करता है जैसे प्रत्येक पृष्ठ को मैन्युअली स्टैम्प करना - जिससे आपका खुद का अनूठा अंकन प्रणाली आपके ईमेल फाइलों में स्वचालित रूप से जोड़ा जा सके जब उन्हें बदला जाए। चाहे आप कोई भी अंकन प्रारूप इस्तेमाल करें, टोटल मेल कन्वर्टर प्रो इसे लगभग किसी भी मौजूदा अनुक्रम को कॉपी करना आसान बना देता है।

• इच्छित अंकों की संख्या चुनें (उदा. 5 अंक= 00001, 00002, आदि)
• प्रारंभिक संख्या चुनें - खासकर अगर आप मौजूदा अनुक्रमणिका में दस्तावेज़ जोड़ रहे हैं
• सभी दस्तावेजों के माध्यम से संख्या अनुक्रम जारी रखें या प्रत्येक फ़ाइल को व्यक्तिगत रूप से संख्या दें
• हेडर या फूटर में पृष्ठ गणना जोड़ें

इसमें कोई संदेह नहीं है कि जब इसे बदला जाता है तो प्रत्येक ईमेल को स्वतः बायट्स स्टैम्पिंग करना मैन्युअली करने की तुलना में बहुत समय बचा सकता है। शुरुआत के लिए, टोटल मेल कन्वर्टर प्रो पहले से ही थोक बैचों की ईमेल फाइलों को पीडीएफ में बदलने का सबसे आसान और तेज़ तरीका है। यह आपको कुछ ही मिनटों में हजारों फाइलों को कन्वर्ट करने की अनुमति देता है, जो कि उन घंटों या दिनों की तुलना में बहुत बड़ा अंतर है जब प्रत्येक फाइल को व्यक्तिगत रूप से पीडीएफ प्रिंटर के साथ रूपांतरित किया जाए।

बायट्स स्टैम्पिंग फ़ंक्शन को शामिल करना सिर्फ एक और अतिरिक्त बोनस है, जो आपके परिवर्तित पीडीएफ फाइलें को आसान अनुक्रमणिका, खोज और संदर्भ के लिए तैयार सुनिश्चित करता है। साथ ही, आप प्रत्येक फ़ाइल को शुरुआती और अंतिम बायट्स स्टैम्प के साथ नामांकित करने का विकल्प चुन सकते हैं ताकि ठीक उन पृष्ठों को खोज पाएं जो आपको सेकंडों में चाहिए होते हैं।

तो अपने समय को मैन्युअल रूप से ईमेल को एक-एक करके परिवर्तित करने और बायट्स स्टैम्पिंग में ज़ाया ना करें और इसके बजाय टोटल मेल कन्वर्टर प्रो प्राप्त करें ताकि आप ईमेल को पीडीएफ में बदल सकें और बायट्स स्टैम्प को स्वतः लगा सकें।

विंडोज 2000/2003/विस्टा/7/8/10/11

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"ईमेल को PDF में बदलना और उसी कदम में बेट्स नंबर लगाना — यही चाहिए था। Total Mail Converter Pro से मैंने MSG और EML के पूरे बैच को कुछ ही सेकंड में बेट्स स्टैम्प वाली PDF में बदल दिया। Acrobat में हाथ से नंबर डालने की झंझट खत्म हो गई।"

सुरेश आयंगर अधिवक्ता, विधि फर्म

"क्लाइंट के दस्तावेज़ों को अनुक्रमित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक बेट्स स्टैम्पिंग अब मानक है। ईमेल को PDF में बदलते ही नंबरिंग लग जाने से हमारा फ़ाइलिंग वर्कफ़्लो बहुत व्यवस्थित हो गया। बैच में सैकड़ों मेल एक साथ संभालना समय की बड़ी बचत है।"

दीपिका राव कर सलाहकार, लेखा परामर्श फर्म

"सरकारी रिकॉर्ड में हर दस्तावेज़ पर ट्रेस करने योग्य नंबर होना ज़रूरी है, और यह टूल EML तथा MSG दोनों पर बेट्स स्टैम्प एक रन में लगा देता है। भरोसेमंद और तेज़ है। नंबर फ़ॉर्मैट के कुछ और उदाहरण होते तो और स्पष्ट रहता।"

विनोद कुलकर्णी अनुपालन अधिकारी, सरकारी संस्थान