Hulp nodig? Neem contact met ons op via 
+1 (855) 418-2323
Hulp nodig? Neem contact met ons op via
+1 (855) 418-2323
File ConvertersU moet e-mailrecords delen met een externe partij, maar wilt niet dat de tekst kan worden gekopieerd, geïndexeerd door zoekmachines of verwerkt door text-mining tools. Een standaard PDF slaat tekst op als selecteerbare tekens — iedereen kan de inhoud kopiëren en plakken of een volledige tekstzoekopdracht uitvoeren. Een niet-zoekbare PDF rendert elke pagina als een afbeelding, zodat de tekst zichtbaar is maar niet kan worden geselecteerd, gekopieerd of gevonden door zoektools. Total Outlook Converter leest Outlook PST-bestanden en converteert e-mails naar niet-zoekbare PDF in batch — één e-mail per bestand of alle e-mails samengevoegd in één document.
Tekst wordt opgeslagen als Unicode-tekens. U kunt tekst selecteren, naar het klembord kopiëren, Ctrl+F gebruiken om in het document te zoeken, en volledige tekstindexeringstools (Google Desktop, Windows Search, e-discovery software) kunnen elk woord lezen. Dit is de standaard uitvoer van de meeste PDF-makers.
Risico: De ontvanger kan e-mailinhoud kopiëren naar andere documenten, tekstfragmenten doorsturen of geautomatiseerde gegevensextractie uitvoeren op honderden bestanden tegelijk.
Elke pagina wordt weergegeven als een rasterafbeelding (zoals een gescand document). De tekst is visueel leesbaar maar kan niet worden geselecteerd, gekopieerd of gevonden door zoekfuncties. PDF-viewers tonen de inhoud als een platte afbeeldingslaag zonder onderliggende tekengegevens.
Voordeel: De inhoud is beschermd tegen ongeoorloofd kopiëren, text mining en automatische indexering. De e-mail is leesbaar door een mens maar niet door een machine.
Start Total Outlook Converter. Het linkerpaneel toont Outlook-mappen uit uw standaard PST-bestand: Postvak IN, Verzonden items, Concepten, Verwijderde items en eventuele aangepaste mappen. Om een ander PST-bestand te openen, gebruik Bestand → PST openen.
Klik op een map (bijv. Postvak IN). De e-maillijst toont Afzender, Onderwerp, Datum en een voorbeeld van de berichttekst. Vink de e-mails aan die u wilt converteren. Klik op Alles selecteren om elk bericht in de map te selecteren.
Klik op de PDF-knop in de werkbalk. De conversiewizard opent met meerdere tabbladen:
Ga naar het tabblad Document → Eigenschappen. Vink het selectievakje Niet-zoekbaar document aan. Dit instrueert de converter om elke pagina als afbeelding weer te geven in plaats van selecteerbare tekst op te slaan. U kunt ook de velden Auteur, Maker, Trefwoorden, Onderwerp en Titel invullen voor de PDF-metadata.
Druk op Start. Total Outlook Converter leest elke e-mail uit het PST-bestand, rendert deze als een op afbeeldingen gebaseerde PDF-pagina en schrijft de uitvoer. Een voortgangsbalk toont de status. Het resultaat is een set niet-zoekbare PDF-bestanden — leesbaar door elke PDF-viewer maar bestand tegen tekstextractie.
Total Outlook Converter bevat een opdrachtregelinterface voor geautomatiseerde verwerking:
OutlookConverter.exe "C:\Mail\archive.pst" -cPDF -dNonSearchable -o "C:\Output\"
Parameters: PST-bestandspad, -cPDF stelt het doelformaat in, -dNonSearchable schakelt afbeeldingsgebaseerde weergave in, -o specificeert de uitvoermap. Sla dit op in een .bat-bestand en plan het in met Windows Taakplanner. Automatiseer maandelijkse e-mailarchivering naar niet-zoekbare PDF zonder de grafische interface te openen.
| Modus | Uitvoer | Beste voor |
|---|---|---|
| Eén PDF per e-mail | Apart bestand voor elke e-mail | Individueel e-mails delen, toegangscontrole per bericht |
| Alle e-mails in één PDF | Eén bestand met alle berichten | Volledig maparchief, gerechtelijke indieningen, auditbundels |
| Zoekbare PDF | Tekstgebaseerde PDF (standaard) | Interne archieven waar tekstzoeken nodig is |
| Niet-zoekbare PDF | Afbeeldingsgebaseerde PDF | Extern delen, beveiligingsgevoelige distributie |
| Functie | Standaard (zoekbare) PDF | Niet-zoekbare PDF |
|---|---|---|
| Tekstselectie (Ctrl+A) | Ja — alle tekst selecteerbaar | Nee — inhoud weergegeven als afbeelding |
| Kopiëren en plakken | Ja | Nee |
| Volledige tekstzoekopdracht (Ctrl+F) | Ja | Nee |
| Geïndexeerd door zoekmachines / e-discovery | Ja | Nee |
| Leesbaar door mensen | Ja | Ja — visueel identiek |
| Bewerkbaar in PDF-editors | Tekst kan worden gewijzigd | Geen tekstlaag om te bewerken |
| Bestandsgrootte | Kleiner (tekstgebaseerd) | Groter (afbeeldingsgebaseerd) |
| Geschikt voor extern delen | Hoger risico | Lager risico |
Total Outlook Converter opent PST-bestanden zonder dat Microsoft Outlook hoeft te draaien. Wijs het naar elk PST-bestand — actief of gearchiveerd — en blader door de mappenstructuur, bekijk berichten en selecteer e-mails voor conversie.
Selecteer 10 e-mails of 10.000. De converter verwerkt de hele batch met dezelfde instellingen. Het is niet nodig om elke e-mail afzonderlijk te openen. Voeg alle berichten samen in één PDF of maak afzonderlijke bestanden — uw keuze.
Kies precies welke velden in de uitvoer verschijnen: Van, Aan, CC, BCC, Datum, Onderwerp, Tekst en Bijlagen. Verberg velden die u niet in het geëxporteerde document wilt. Stel aangepaste kop- en voetteksten in met paginanummers, datums of bedrijfsbranding.
E-mailbijlagen kunnen worden ingesloten in de PDF, als afzonderlijke bestanden naast de PDF worden opgeslagen of volledig worden uitgesloten. Inline afbeeldingen worden weergegeven als onderdeel van de e-mailtekst.
Total Outlook Converter exporteert e-mails ook naar DOC, HTML, XHTML, TXT, TIFF, JPEG, EML en MSG-formaten. Wissel het doelformaat met één klik. De niet-zoekbare optie is beschikbaar voor PDF-uitvoer.
Download de gratis proefversie van 30 dagen — geen e-mail of creditcard nodig. Een persoonlijke licentie kost $49.90 en omvat een jaar gratis upgrades. Werkt op Windows 7/8/10/11.
Download gratis proefversie Koop licentie — $49.90
"Externe auditors vragen elk kwartaal om e-mailbewijs. Ons beleid vereist dat alle exporten niet-zoekbaar zijn om te voorkomen dat de inhoud wordt geïndexeerd in systemen van derden. Total Outlook Converter verwerkt het volledige Postvak IN — meer dan 2.000 e-mails — in één batch. Het enige wat nodig is, is het selectievakje niet-zoekbaar aan te vinken. Precies wat we nodig hadden."
Richard Donovan Compliance Manager, Financiële Dienstverlening
"Wij produceren e-mailrecords voor discovery. De tegenpartij ontvangt niet-zoekbare PDF's zodat zij geen geautomatiseerde tekstextractie kunnen uitvoeren op duizenden pagina's. Total Outlook Converter voegt e-mails per bewaarder samen in één bestand, voegt paginanummers toe in de voettekst en markeert ze als niet-zoekbaar. Bespaart ons litigation support team uren per zaak."
Catherine Alvarez Juridisch Medewerker, Advocatenkantoor
"Wanneer wij project-e-mails delen met onderaannemers, is niet-zoekbare PDF verplicht volgens ons IP-beleid. De opdrachtregelmodus stelt mij in staat de conversie te scripten voor specifieke PST-mappen volgens een planning. Bestandsgroottes zijn groter dan reguliere PDF's, maar de afweging is het waard voor de bescherming."
Niels Brouwer IT-beveiligingsmedewerker, Ingenieursbureau
Download de gratis proefversie en converteer uw bestanden in enkele minuten.
Geen creditcard of e-mail vereist.
