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Outlook ईमेल को नॉन-सर्चेबल PDF में कैसे कनवर्ट करें

आपको ईमेल रिकॉर्ड बाहरी पक्ष के साथ साझा करने हैं लेकिन आप नहीं चाहते कि टेक्स्ट को कॉपी किया जाए, सर्च इंजन द्वारा इंडेक्स किया जाए, या टेक्स्ट-माइनिंग टूल्स द्वारा प्रोसेस किया जाए। एक मानक PDF टेक्स्ट को चयन योग्य कैरेक्टर्स के रूप में स्टोर करता है — कोई भी कंटेंट को कॉपी-पेस्ट कर सकता है या फुल-टेक्स्ट सर्च चला सकता है। एक नॉन-सर्चेबल PDF हर पेज को एक इमेज के रूप में रेंडर करता है, इसलिए टेक्स्ट दिखाई देता है लेकिन चयनित, कॉपी या सर्च टूल्स द्वारा नहीं पाया जा सकता। Total Outlook Converter Outlook PST फाइलें पढ़ता है और ईमेल को बैच में नॉन-सर्चेबल PDF में कनवर्ट करता है — प्रति ईमेल एक फाइल या सभी ईमेल एक दस्तावेज़ में मर्ज।

सर्चेबल बनाम नॉन-सर्चेबल PDF: क्या अंतर है?

सर्चेबल (मानक) PDF

टेक्स्ट Unicode कैरेक्टर्स के रूप में स्टोर होता है। आप टेक्स्ट सिलेक्ट कर सकते हैं, क्लिपबोर्ड पर कॉपी कर सकते हैं, डॉक्यूमेंट के अंदर Ctrl+F से सर्च कर सकते हैं, और फुल-टेक्स्ट इंडेक्सिंग टूल्स (Google Desktop, Windows Search, ई-डिस्कवरी सॉफ्टवेयर) हर शब्द पढ़ सकते हैं। यह ज्यादातर PDF क्रिएटर्स का डिफॉल्ट आउटपुट है।

जोखिम: प्राप्तकर्ता ईमेल कंटेंट को अन्य दस्तावेज़ों में कॉपी कर सकता है, टेक्स्ट अंश फॉरवर्ड कर सकता है, या एक साथ सैकड़ों फाइलों पर ऑटोमेटेड डेटा एक्सट्रैक्शन चला सकता है।

नॉन-सर्चेबल (इमेज) PDF

हर पेज एक रास्टर इमेज के रूप में रेंडर होता है (स्कैन किए गए दस्तावेज़ की तरह)। टेक्स्ट दृश्य रूप से पढ़ने योग्य है लेकिन इसे सिलेक्ट, कॉपी या सर्च से नहीं पाया जा सकता। PDF व्यूअर कंटेंट को बिना किसी अंतर्निहित कैरेक्टर डेटा के एक फ्लैट इमेज लेयर के रूप में दिखाते हैं।

लाभ: कंटेंट सामान्य कॉपी, टेक्स्ट माइनिंग और ऑटोमेटेड इंडेक्सिंग से सुरक्षित है। ईमेल इंसान द्वारा पढ़ा जा सकता है लेकिन मशीन द्वारा नहीं।

ईमेल को नॉन-सर्चेबल PDF में क्यों कनवर्ट करें?

अनधिकृत कॉपी रोकें — संवेदनशील आंतरिक संचार, HR रिकॉर्ड या कानूनी पत्राचार को बाहरी दस्तावेज़ों में कॉपी-पेस्ट नहीं किया जा सकता।
टेक्स्ट माइनिंग और इंडेक्सिंग ब्लॉक करें — नॉन-सर्चेबल PDF फुल-टेक्स्ट सर्च इंजन, ई-डिस्कवरी क्रॉलर और डेटा-स्क्रेपिंग टूल्स के लिए अदृश्य हैं।
कॉर्पोरेट सुरक्षा नीतियों का पालन करें — कुछ संगठन शेयरिंग के बाद डेटा लीक के जोखिम को सीमित करने के लिए ईमेल एक्सपोर्ट को नॉन-सर्चेबल फॉर्मेट में रखने की आवश्यकता रखते हैं।
ईमेल आर्काइव को छेड़छाड़ से बचाएं — इमेज-बेस्ड PDF को टेक्स्ट एडिटर में एडिट नहीं किया जा सकता। कंटेंट कन्वर्शन के समय जैसा था वैसा ही रहता है।
रीड-ओनली सबूत प्रदान करें — जब ईमेल को सबूत या ऑडिट दस्तावेज़ के रूप में जमा करें, तो नॉन-सर्चेबल PDF कंटेंट दिखाता है बिना चयनात्मक एक्सट्रैक्शन की अनुमति दिए।

Outlook ईमेल को नॉन-सर्चेबल PDF में कैसे कनवर्ट करें — चरण-दर-चरण

चरण 1. PST फाइल खोलें

Total Outlook Converter लॉन्च करें। बाएं पैनल में आपकी डिफॉल्ट PST फाइल से Outlook फोल्डर दिखते हैं: इनबॉक्स, सेंट आइटम्स, ड्राफ्ट्स, डिलीटेड आइटम्स, और कोई भी कस्टम फोल्डर। कोई अन्य PST फाइल खोलने के लिए File → Open PST का उपयोग करें।

चरण 2. ईमेल चुनें

एक फोल्डर पर क्लिक करें (जैसे इनबॉक्स)। ईमेल सूची Sender, Subject, Date और मैसेज बॉडी का प्रीव्यू दिखाती है। जिन ईमेल को कनवर्ट करना है उन पर टिक करें। फोल्डर में सभी मैसेज चुनने के लिए Check All पर क्लिक करें।

चरण 3. PDF फॉर्मेट चुनें

टूलबार पर PDF बटन क्लिक करें। कन्वर्शन विज़ार्ड कई टैब के साथ खुलता है:

Destination — आउटपुट फोल्डर चुनें। "सभी ईमेल को एक PDF में मर्ज करें" या "प्रति ईमेल एक PDF" चुनें।
Fields — चुनें कि कौन से ईमेल फील्ड शामिल करने हैं: From, To, CC, Date, Subject, Body, Attachments.
Appearance — फॉन्ट, फॉन्ट साइज़ और पेज लेआउट सेट करें।
Header / Footer — तारीख, पेज नंबर या कस्टम टेक्स्ट जोड़ें।

चरण 4. नॉन-सर्चेबल मोड सक्षम करें

Document → Properties टैब पर जाएं। Non-searchable document चेकबॉक्स चेक करें। यह कनवर्टर को सिलेक्ट करने योग्य टेक्स्ट स्टोर करने के बजाय हर पेज को इमेज के रूप में रेंडर करने का निर्देश देता है। आप PDF मेटाडेटा के लिए Author, Creator, Keywords, Subject और Title फील्ड भी भर सकते हैं।

चरण 5. Start पर क्लिक करें

Start दबाएं। Total Outlook Converter PST फाइल से हर ईमेल पढ़ता है, उसे इमेज-बेस्ड PDF पेज के रूप में रेंडर करता है, और आउटपुट लिखता है। प्रोग्रेस बार स्टेटस दिखाता है। परिणाम नॉन-सर्चेबल PDF फाइलों का एक सेट है — किसी भी PDF व्यूअर द्वारा पढ़ने योग्य लेकिन टेक्स्ट एक्सट्रैक्शन के लिए प्रतिरोधी।

Total Outlook Converter — Outlook PST से ईमेल चुनें

Total Outlook Converter — नॉन-सर्चेबल PDF विकल्प सक्षम करें

कमांड-लाइन कन्वर्शन

Total Outlook Converter में ऑटोमेटेड प्रोसेसिंग के लिए कमांड-लाइन इंटरफेस शामिल है:

OutlookConverter.exe "C:\Mail\archive.pst" -cPDF -dNonSearchable -o "C:\Output\"

पैरामीटर: PST फाइल पाथ, -cPDF टारगेट फॉर्मेट सेट करता है, -dNonSearchable इमेज-बेस्ड रेंडरिंग सक्षम करता है, -o आउटपुट फोल्डर निर्दिष्ट करता है। इसे .bat फाइल में सेव करें और Windows Task Scheduler के साथ शेड्यूल करें। GUI खोले बिना मासिक ईमेल आर्काइवल को नॉन-सर्चेबल PDF में ऑटोमेट करें।

कन्वर्शन मोड की तुलना

मोड	आउटपुट	सर्वोत्तम उपयोग
प्रति ईमेल एक PDF	हर ईमेल के लिए अलग फाइल	व्यक्तिगत ईमेल शेयरिंग, प्रति-मैसेज एक्सेस कंट्रोल
सभी ईमेल एक PDF में	सभी मैसेज वाली एक फाइल	पूर्ण फोल्डर आर्काइव, कोर्ट सबमिशन, ऑडिट बंडल
सर्चेबल PDF	टेक्स्ट-बेस्ड PDF (डिफॉल्ट)	आंतरिक आर्काइव जहां टेक्स्ट सर्च जरूरी है
नॉन-सर्चेबल PDF	इमेज-बेस्ड PDF	बाहरी शेयरिंग, सुरक्षा-संवेदनशील वितरण

Total Outlook Converter से मानक PDF बनाम नॉन-सर्चेबल PDF

फीचर	मानक (सर्चेबल) PDF	नॉन-सर्चेबल PDF
टेक्स्ट सिलेक्शन (Ctrl+A)	हां — सारा टेक्स्ट सिलेक्ट करने योग्य	नहीं — कंटेंट इमेज के रूप में रेंडर
कॉपी-पेस्ट	हां	नहीं
फुल-टेक्स्ट सर्च (Ctrl+F)	हां	नहीं
सर्च इंजन / ई-डिस्कवरी द्वारा इंडेक्स	हां	नहीं
मनुष्यों द्वारा पढ़ने योग्य	हां	हां — दृश्य रूप से समान
PDF एडिटर में एडिट करने योग्य	टेक्स्ट बदला जा सकता है	एडिट करने के लिए कोई टेक्स्ट लेयर नहीं
फाइल साइज़	छोटा (टेक्स्ट-बेस्ड)	बड़ा (इमेज-बेस्ड)
संगठन के बाहर शेयरिंग के लिए उपयुक्त	अधिक जोखिम	कम जोखिम

Total Outlook Converter क्यों चुनें?

PST फाइलें सीधे पढ़ता है

Total Outlook Converter Microsoft Outlook के चलने की आवश्यकता के बिना PST फाइलें खोलता है। इसे किसी भी PST फाइल — एक्टिव या आर्काइव्ड — पर पॉइंट करें, फोल्डर स्ट्रक्चर ब्राउज़ करें, मैसेज प्रीव्यू करें, और कन्वर्शन के लिए ईमेल चुनें।

पूरे फोल्डर का बैच कन्वर्शन

10 ईमेल चुनें या 10,000। कनवर्टर पूरे बैच को समान सेटिंग्स के साथ प्रोसेस करता है। हर ईमेल को अलग से खोलने की जरूरत नहीं। सभी मैसेज को एक PDF में मर्ज करें या अलग-अलग फाइलें बनाएं — आपकी पसंद।

ईमेल फील्ड पर पूर्ण नियंत्रण

आउटपुट में कौन से फील्ड दिखाई दें, यह बिल्कुल चुनें: From, To, CC, BCC, Date, Subject, Body, और Attachments. जो फील्ड आप एक्सपोर्ट किए गए दस्तावेज़ में नहीं चाहते उन्हें छिपाएं। पेज नंबर, तारीख या कंपनी ब्रांडिंग के साथ कस्टम हेडर और फुटर सेट करें।

अटैचमेंट हैंडलिंग

ईमेल अटैचमेंट को PDF में एम्बेड किया जा सकता है, PDF के साथ अलग फाइलों के रूप में सेव किया जा सकता है, या पूरी तरह बाहर रखा जा सकता है। इनलाइन इमेज ईमेल बॉडी के हिस्से के रूप में रेंडर होती हैं।

सिर्फ PDF ही नहीं

Total Outlook Converter ईमेल को DOC, HTML, XHTML, TXT, TIFF, JPEG, EML और MSG फॉर्मेट में भी एक्सपोर्ट करता है। एक क्लिक से टारगेट फॉर्मेट बदलें। नॉन-सर्चेबल विकल्प PDF आउटपुट के लिए उपलब्ध है।

नॉन-सर्चेबल ईमेल PDF की आवश्यकता कब होती है?

कानूनी डिस्कवरी — एक लॉ फर्म विरोधी पक्ष को ईमेल रिकॉर्ड प्रस्तुत करती है। नॉन-सर्चेबल PDF ऑटोमेटेड टेक्स्ट एक्सट्रैक्शन रोकते हैं और कंटेंट के पुनः उपयोग की क्षमता सीमित करते हैं।
HR जांच — किसी कर्मचारी मामले से संबंधित आंतरिक ईमेल बाहरी जांचकर्ता द्वारा समीक्षा के लिए एक्सपोर्ट किए जाते हैं। नॉन-सर्चेबल फॉर्मेट कंटेंट के फॉरवर्ड होने या संदर्भ से बाहर उद्धृत होने का जोखिम कम करता है।
वित्तीय ऑडिट — एक ऑडिटर ईमेल साक्ष्य का अनुरोध करता है। कंपनी नॉन-सर्चेबल PDF प्रदान करती है जो संचार दिखाते हैं लेकिन अन्य डेटा सेट के साथ इंडेक्स या टेक्स्ट-माइन नहीं किए जा सकते।
सरकारी सूचना अधिकार प्रतिक्रियाएं — एजेंसियां ईमेल को संपादित करके नॉन-सर्चेबल PDF में जारी करती हैं ताकि आसपास के टेक्स्ट से असंपादित कंटेंट के ऑटोमेटेड एक्सट्रैक्शन को रोका जा सके।
बौद्धिक संपदा संरक्षण — NDA के तहत पार्टनर के साथ साझा किए गए R&D ईमेल नॉन-सर्चेबल PDF के रूप में एक्सपोर्ट किए जाते हैं ताकि तकनीकी कंटेंट देखा जा सके लेकिन प्रतिस्पर्धी दस्तावेज़ों में आसानी से कॉपी न किया जा सके।

30 दिन का मुफ्त ट्रायल डाउनलोड करें — किसी ईमेल या क्रेडिट कार्ड की जरूरत नहीं। पर्सनल लाइसेंस की कीमत $49.90 है और इसमें एक साल के मुफ्त अपग्रेड शामिल हैं। Windows 7/8/10/11 पर काम करता है।

मुफ्त ट्रायल डाउनलोड करें लाइसेंस खरीदें — $49.90

Total Outlook Converter — आउटलुक फ़ाइलों को सुविधाजनक रूप से बदलें ग्राहक समीक्षाएं 2026

इसकी रेटिंग करेंग्राहक समीक्षाओं के आधार पर 4.7/5 रेटेड

"बाहरी ऑडिटर हर तिमाही ईमेल साक्ष्य का अनुरोध करते हैं। हमारी नीति के अनुसार सभी एक्सपोर्ट नॉन-सर्चेबल होने चाहिए ताकि कंटेंट थर्ड-पार्टी सिस्टम में इंडेक्स न हो। Total Outlook Converter पूरे इनबॉक्स को — 2,000 से अधिक ईमेल — एक बैच में संभालता है। बस नॉन-सर्चेबल चेकबॉक्स चाहिए। बिल्कुल वही जो हमें चाहिए था।"

5 Star Richard Donovan Compliance Manager, Financial Services

"हम डिस्कवरी के लिए ईमेल रिकॉर्ड तैयार करते हैं। विरोधी पक्ष को नॉन-सर्चेबल PDF मिलते हैं ताकि वे हजारों पेजों पर ऑटोमेटेड टेक्स्ट एक्सट्रैक्शन न चला सकें। Total Outlook Converter प्रति व्यक्ति ईमेल को एक फाइल में मर्ज करता है, फुटर में पेज नंबर जोड़ता है, और उन्हें नॉन-सर्चेबल मार्क करता है। प्रति केस हमारी लिटिगेशन सपोर्ट टीम के घंटों की बचत होती है।"

5 Star Catherine Alvarez Paralegal, Corporate Law Firm

"जब हम सबकॉन्ट्रैक्टर्स के साथ प्रोजेक्ट ईमेल शेयर करते हैं, तो हमारी IP पॉलिसी के अनुसार नॉन-सर्चेबल PDF अनिवार्य है। कमांड-लाइन मोड मुझे विशिष्ट PST फोल्डर के लिए शेड्यूल पर कन्वर्शन स्क्रिप्ट करने देता है। फाइल साइज़ सामान्य PDF से बड़ी होती है, लेकिन सुरक्षा के लिए यह ट्रेड-ऑफ उचित है।"

4 Star Niels Brouwer IT Security Officer, Engineering Firm

FAQ ▼

नॉन-सर्चेबल PDF क्या है?

नॉन-सर्चेबल PDF सिलेक्ट करने योग्य टेक्स्ट स्टोर करने के बजाय हर पेज को रास्टर इमेज के रूप में रेंडर करता है। कंटेंट दृश्य रूप से समान दिखता है, लेकिन आप टेक्स्ट सिलेक्ट नहीं कर सकते, कॉपी नहीं कर सकते, या Ctrl+F से सर्च नहीं कर सकते। फुल-टेक्स्ट इंडेक्सिंग टूल्स और ई-डिस्कवरी क्रॉलर भी कंटेंट नहीं पढ़ सकते।

क्या मैं नॉन-सर्चेबल PDF में ईमेल कंटेंट पढ़ सकता हूं?

हां। टेक्स्ट पेज पर ठीक वैसे ही दिखाई देता है जैसे मानक PDF में दिखता। अंतर यह है कि नीचे कोई टेक्स्ट लेयर नहीं है — कंटेंट एक फ्लैट इमेज है। कोई भी PDF व्यूअर (Adobe Reader, Foxit, ब्राउज़र) इसे सामान्य रूप से दिखाता है।

नॉन-सर्चेबल विकल्प कैसे सक्षम करें?

कन्वर्शन विज़ार्ड में Document, फिर Properties पर जाएं। Non-searchable document चेकबॉक्स चेक करें। यह एकल सेटिंग पूरे आउटपुट को इमेज-बेस्ड PDF में बदल देती है।

क्या मैं सभी ईमेल को एक नॉन-सर्चेबल PDF में मर्ज कर सकता हूं?

हां। Destination टैब पर, सभी चयनित ईमेल को एक PDF फाइल में मर्ज करने का विकल्प चुनें। नॉन-सर्चेबल सेटिंग मर्ज किए गए दस्तावेज़ पर लागू होती है। हर ईमेल नए पेज से शुरू होता है।

क्या Total Outlook Converter को Microsoft Outlook इंस्टॉल होने की जरूरत है?

नहीं। Total Outlook Converter Outlook के चलने की आवश्यकता के बिना PST फाइलें सीधे पढ़ता है। आप किसी भी कंप्यूटर या बैकअप से PST फाइलें प्रोसेस कर सकते हैं।

क्या कमांड-लाइन विकल्प है?

हां। Total Outlook Converter में कमांड-लाइन इंटरफेस शामिल है जो नॉन-सर्चेबल विकल्प सहित GUI की सभी सेटिंग्स सपोर्ट करता है। शेड्यूल्ड बैच कन्वर्शन के लिए कमांड को .bat फाइल में सेव करें।

Total Outlook Converter की कीमत क्या है?

पर्सनल लाइसेंस की कीमत $49.90 है। मुफ्त ट्रायल पूर्ण कार्यक्षमता के साथ 30 दिन चलता है — किसी ईमेल या क्रेडिट कार्ड की जरूरत नहीं।

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