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File ConvertersSie müssen E-Mail-Aufzeichnungen an externe Parteien weitergeben, möchten aber nicht, dass der Text kopiert, von Suchmaschinen indiziert oder durch Text-Mining-Tools verarbeitet wird. Ein Standard-PDF speichert Text als auswählbare Zeichen — jeder kann den Inhalt kopieren und einfügen oder eine Volltextsuche durchführen. Ein nicht-durchsuchbares PDF rendert jede Seite als Bild, sodass der Text sichtbar, aber nicht auswählbar, kopierbar oder durch Suchwerkzeuge auffindbar ist. Total Outlook Converter liest Outlook-PST-Dateien und konvertiert E-Mails stapelweise in nicht-durchsuchbare PDF — eine E-Mail pro Datei oder alle E-Mails zusammengeführt in ein einzelnes Dokument.
Text wird als Unicode-Zeichen gespeichert. Sie können Text auswählen, ihn in die Zwischenablage kopieren, mit Strg+F im Dokument suchen, und Volltextindexierungstools (Google Desktop, Windows-Suche, E-Discovery-Software) können jedes Wort lesen. Dies ist die Standardausgabe der meisten PDF-Ersteller.
Risiko: Der Empfänger kann E-Mail-Inhalte in andere Dokumente kopieren, Textauszüge weiterleiten oder eine automatisierte Datenextraktion über Hunderte von Dateien gleichzeitig durchführen.
Jede Seite wird als Rasterbild gerendert (wie ein gescanntes Dokument). Der Text ist visuell lesbar, kann aber nicht ausgewählt, kopiert oder durch Suche gefunden werden. PDF-Viewer zeigen den Inhalt als flache Bildebene ohne zugrunde liegende Zeichendaten an.
Vorteil: Der Inhalt ist vor dem beiläufigen Kopieren, Text-Mining und automatisierter Indizierung geschützt. Die E-Mail ist für einen Menschen lesbar, aber nicht für eine Maschine.
Starten Sie Total Outlook Converter. Das linke Panel zeigt Outlook-Ordner aus Ihrer Standard-PST-Datei: Posteingang, Gesendete Elemente, Entwürfe, Gelöschte Elemente und benutzerdefinierte Ordner. Um eine andere PST-Datei zu öffnen, verwenden Sie Datei → PST öffnen.
Klicken Sie auf einen Ordner (z. B. Posteingang). Die E-Mail-Liste zeigt Absender, Betreff, Datum und eine Vorschau des Nachrichtentexts. Markieren Sie die E-Mails, die Sie konvertieren möchten. Klicken Sie auf Alle auswählen, um alle Nachrichten im Ordner zu markieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF in der Symbolleiste. Der Konvertierungsassistent öffnet sich mit mehreren Registerkarten:
Gehen Sie zur Registerkarte Dokument → Eigenschaften. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht-durchsuchbares Dokument. Dies weist den Konverter an, jede Seite als Bild zu rendern, anstatt auswählbaren Text zu speichern. Sie können auch Autor, Ersteller, Schlüsselwörter, Betreff und Titel für die PDF-Metadaten ausfüllen.
Drücken Sie Start. Total Outlook Converter liest jede E-Mail aus der PST-Datei, rendert sie als bildbasierte PDF-Seite und schreibt die Ausgabe. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Status an. Das Ergebnis ist eine Reihe von nicht-durchsuchbaren PDF-Dateien — lesbar in jedem PDF-Viewer, aber resistent gegen Textextraktion.
Total Outlook Converter enthält eine Befehlszeilenschnittstelle für automatisierte Verarbeitung:
OutlookConverter.exe "C:\Mail\archive.pst" -cPDF -dNonSearchable -o "C:\Output\"
Parameter: PST-Dateipfad, -cPDF legt das Zielformat fest, -dNonSearchable aktiviert das bildbasierte Rendering, -o gibt den Ausgabeordner an. Speichern Sie dies in einer .bat-Datei und planen Sie es mit dem Windows-Aufgabenplaner. Automatisieren Sie die monatliche E-Mail-Archivierung als nicht-durchsuchbare PDF, ohne die grafische Oberfläche zu öffnen.
| Modus | Ausgabe | Ideal für |
|---|---|---|
| Eine PDF pro E-Mail | Separate Datei für jede E-Mail | Einzelne E-Mail-Weitergabe, nachrichtenbasierte Zugriffskontrolle |
| Alle E-Mails in eine PDF | Einzelne Datei mit allen Nachrichten | Vollständige Ordnerarchivierung, Gerichtseinreichungen, Prüfungspakete |
| Durchsuchbare PDF | Textbasierte PDF (Standard) | Interne Archive, bei denen Textsuche benötigt wird |
| Nicht-durchsuchbare PDF | Bildbasierte PDF | Externe Weitergabe, sicherheitsrelevante Verteilung |
| Eigenschaft | Standard (durchsuchbare) PDF | Nicht-durchsuchbare PDF |
|---|---|---|
| Textauswahl (Strg+A) | Ja — gesamter Text auswählbar | Nein — Inhalt als Bild gerendert |
| Kopieren und Einfügen | Ja | Nein |
| Volltextsuche (Strg+F) | Ja | Nein |
| Von Suchmaschinen / E-Discovery indiziert | Ja | Nein |
| Lesbar für Menschen | Ja | Ja — visuell identisch |
| Bearbeitbar in PDF-Editoren | Text kann geändert werden | Keine Textebene zum Bearbeiten |
| Dateigröße | Kleiner (textbasiert) | Größer (bildbasiert) |
| Geeignet für externe Weitergabe | Höheres Risiko | Geringeres Risiko |
Total Outlook Converter öffnet PST-Dateien, ohne dass Microsoft Outlook laufen muss. Verweisen Sie auf eine beliebige PST-Datei — aktiv oder archiviert — und durchsuchen Sie die Ordnerstruktur, zeigen Sie Nachrichten in der Vorschau an und wählen Sie E-Mails zur Konvertierung aus.
Wählen Sie 10 E-Mails oder 10.000. Der Konverter verarbeitet den gesamten Stapel mit denselben Einstellungen. Kein Öffnen jeder einzelnen E-Mail erforderlich. Alle Nachrichten in eine PDF zusammenfassen oder separate Dateien erstellen — Ihre Wahl.
Wählen Sie genau aus, welche Felder in der Ausgabe erscheinen: Von, An, CC, BCC, Datum, Betreff, Text und Anhänge. Blenden Sie Felder aus, die Sie nicht im exportierten Dokument haben möchten. Legen Sie benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen mit Seitennummern, Daten oder Firmenbranding fest.
E-Mail-Anhänge können in die PDF eingebettet, als separate Dateien neben der PDF gespeichert oder vollständig ausgeschlossen werden. Inline-Bilder werden als Teil des E-Mail-Textes gerendert.
Total Outlook Converter exportiert E-Mails auch in die Formate DOC, HTML, XHTML, TXT, TIFF, JPEG, EML und MSG. Wechseln Sie das Zielformat mit einem Klick. Die nicht-durchsuchbare Option ist für die PDF-Ausgabe verfügbar.
Laden Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion herunter — keine E-Mail oder Kreditkarte erforderlich. Eine Einzellizenz kostet $49.90 und beinhaltet ein Jahr kostenlose Upgrades. Funktioniert unter Windows 7/8/10/11.
Kostenlose Testversion herunterladen Lizenz kaufen — $49.90
"Externe Prüfer fordern vierteljährlich E-Mail-Belege an. Unsere Richtlinie verlangt, dass alle Exporte nicht-durchsuchbar sind, um zu verhindern, dass der Inhalt in Drittsystemen indiziert wird. Total Outlook Converter verarbeitet den gesamten Posteingang — über 2.000 E-Mails — in einem Durchgang. Das Kontrollkästchen für nicht-durchsuchbar ist alles, was nötig ist. Genau das, was wir brauchten."
Richard Donovan Compliance-Manager, Finanzdienstleistungen
"Wir erstellen E-Mail-Aufzeichnungen für die Beweisaufnahme. Die Gegenseite erhält nicht-durchsuchbare PDFs, damit sie keine automatisierte Textextraktion über Tausende von Seiten durchführen kann. Total Outlook Converter führt E-Mails pro Beteiligten in einer Datei zusammen, fügt Seitennummern in der Fußzeile hinzu und kennzeichnet sie als nicht-durchsuchbar. Spart unserem Litigation-Support-Team Stunden pro Fall."
Catherine Alvarez Rechtsanwaltsgehilfin, Wirtschaftskanzlei
"Wenn wir Projekt-E-Mails mit Subunternehmern teilen, ist nicht-durchsuchbares PDF gemäß unserer IP-Richtlinie vorgeschrieben. Der Befehlszeilenmodus ermöglicht es mir, die Konvertierung für bestimmte PST-Ordner nach Zeitplan zu skripten. Dateigrößen sind größer als bei regulären PDFs, aber der Kompromiss lohnt sich für den Schutz."
Niels Brouwer IT-Sicherheitsbeauftragter, Ingenieurbüro
Laden Sie die Testversion herunter und konvertieren Sie Ihre Dateien in wenigen Minuten.
Keine Kreditkarte oder Email erforderlich.
